1. 总则
1.1为贯彻落实上级法院关于加强和改进工作作风的要求,进一步规范会议办理工作,提升会议服务保障水平,依照《吉林省高级人民法院会议办理及服务保障标准(试行)》,结合我院实际制定本标准。
1.2本标准用于指导法院会议服务保障工作。
2. 会议安排规范合理
2.1会议安排符合中央八项规定精神和上级有关规定,体现高效,节俭和办精办好的原则,充分以视频会、套开会等形式提高效率。
3. 会务工作职责明确
3.1全省法院性质的视频会或全院大型综合性会议,会务工作由办公室负责。
3.2法院主要领导同志的讲话稿、主持词等由负责综合文稿的部门起草。
3.3对于有议程改变、参会人员变动等突发情况,应及时通知并调整会场布置和相关安排。
4. 会议前期准备工作充分
4.1会议议程设计科学、流畅、有创新性,突出主题和主要人物,严格限定发言人数、时间,精简一切不必要的环节。
4.2会议讲话稿、主题词等相关会议材料提前报院领导审批,会议室提前预定,会议通知及时准确且详细。
4.3及时向上级院或其他组织会议单位报送参会人员情况。
5. 会场布置合规、美观
5.1开会地点设指示牌或引导员
5.2提前半天进入会议有关场所布置,出席会议领导座次安排妥当,领导为奇数时,参会级别最高的领导居中,2号领导在1号领导左手位置,领导为偶数时,1号、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置。双方面对面座谈或汇报工作时,上级领导或客人正对门或于正门右首坐,双方负责人居中,座位顺序各自编排。排位顺序先上后下,先商后政,先外后内,先宾后主。
5.3参会人员座位集中安排于前排,视频会议时集中安排于摄像头可覆盖区域。
5.4桌牌摆位正确、整齐,姓名准确,经办公室主任或承办部门负责人检查确定。
5.5会议结束后,有工作人员清理会场,收回桌牌,检查有无遗漏物品。
6. 会场设施正常可用
6.1按照上级单位指示,信息技术部门提前一天参与视频会议系统联调,确保话筒、音响能够正常开启、音量适中,摄像头角度达到最佳效果;检查安全门与安全通道,确保畅通。
6.2讲话或发言人需要用电脑设备的,电脑及相关电源、网络设置等保障到位,有视频或PPT演示的,提前一天将相关文件交到信息技术部门调试。
7. 会场现场保障到位
7.1会议有关场所使用前1小时开窗通风,会议室内有空调,根据室内温度酌情调控。
7.2会议期间有专人负责定时或视情况加水,一般在领导讲话或换话筒讨论时加水,或半小时加水一次,水温水量适度。
7.3技术人员全程在会议室旁听,方便设备出现问题及时解决。
8. 会务接待周到细致
8.1大型会议时,对院内车辆进行管理,留有上级机关和外单位车辆停放位置,出入通道无车辆停放。
8.2有上级单位或外单位领导、嘉宾应邀参会的,提前1天联系确定参会时间、交通方式。
8.3会议开始前以及结束后有专人值守电梯,便于应邀参会领导、嘉宾以最快时间进入会场。
8.4应邀参会领导、嘉宾参会时间为半天以上的,安排工作餐及休息室。
8.5会议结束后有专人在会场外疏导车辆,保证交通秩序正常。
9.会议用餐、住宿安排妥当
9.1会议用餐和住宿地点、住宿标准符合规定。
9.2在院食堂用工作餐的,用餐人数、拟用餐时间提前一天通知后勤管理部门。
9.3在院外会议地点用餐时,用餐人数、用餐种类、用餐标准、拟定用餐时间提前1天通知相应人员。
9.会议学习宣传总结及时认真
9.1会议记录全面准确,需要下发会议记录或领导讲话稿的,报院领导审批同意,按照下发范围及时下发。
9.2会议新闻稿经参会主要领导审批同意,当天提供相关新闻媒体或在自有媒体上刊登。
发布人: 管理员
来源: 本站原创
发布时间: 2022-11-30 12:45:52
访问次数: